POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
SOCIEDAD COMERCIAL: MARRUECOS COLOMBIAN LEATHER S.A.S.
NIT: 800.061.127-1
BOGOTÁ D.C. LOCALIDAD BARRIOS UNIDOS, BARRIO POLO CLUB, CARRERA 22 NO. 82 – 33, OFICINA 102.
CORREO ELECTRÓNICO: CONTACTO@MCLSAS.COM
TELÉFONO: +57 (601)2560022 EXT 101.
2. ALCANCE
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la COMPAÑÍA adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de sus actividades comerciales, administrativas, laborales y contractuales.
De esta manera, MARRUECOS COLOMBIAN LEATHER S.A.S. (LA COMPAÑÍA) manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en el desarrollo de actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales, culturales o académicas, sean permanentes u ocasionales, y que suministren cualquier tipo de información a LA COMPAÑÍA, tendrán derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
La presente política es de obligatorio cumplimiento para empleados, contratistas, proveedores y terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales.
3. PRINCIPIOS
Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑÍA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
- Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice LA COMPAÑÍA o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
- Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, LA COMPAÑÍA garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Para estos propósitos la obligación de LA COMPAÑÍA será de medio.
- Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por LA COMPAÑÍA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LA COMPAÑÍA, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento
4. DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
- Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA COMPAÑÍA tiene una relación comercial. Comprende las tiendas, supermercados, minimercados, entre otros.
- Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por LA COMPAÑÍA.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
- Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
- Datos biométricos: Son los datos personales relativos a las características únicas del ser humano, sean físicas, fisiológicas o asociadas al comportamiento, que faciliten y garanticen la identificación de un individuo (persona física), mediante sistemas o procedimientos tecnológicos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
- Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. MARCO NORMATIVO
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011 de la corte constitucional y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
6. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es de aplicación obligatoria para LA COMPAÑÍA, en su calidad de responsable del Tratamiento, y cobija todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales que se realicen en el desarrollo de su objeto social, operaciones administrativas, comerciales, contractuales y laborales.
Esta Política aplica a:
- Todos los titulares de datos personales cuyos datos sean tratados por LA COMPAÑÍA, incluyendo, sin limitarse a, clientes, consumidores, empleados, exempleados, candidatos a empleo, contratistas, proveedores, accionistas y demás terceros con los cuales exista o haya existido una relación jurídica, contractual o precontractual.
- Todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, estructurados o no, que contengan datos personales y que sean administrados directamente por LA COMPAÑÍA o por terceros que actúen en calidad de Encargados del Tratamiento por cuenta de esta.
- Todos los funcionarios, empleados, directivos, contratistas y terceros que, en ejercicio de sus funciones, tengan acceso, intervengan o participen en cualquier etapa del Tratamiento de Datos Personales, quienes deberán cumplir de manera estricta las disposiciones contenidas en esta Política.
- Los encargados del tratamiento, nacionales o internacionales, con los cuales LA COMPAÑÍA haya celebrado contratos de transmisión o acuerdos que impliquen el acceso o tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
La Política será aplicable independientemente del medio o soporte en el que se encuentren los datos personales (físico, electrónico, digital, audiovisual o cualquier otro), y cobija tanto el tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia como aquel que implique transmisión o transferencia internacional de datos, siempre que dicho tratamiento esté sujeto a la legislación colombiana.
El incumplimiento de esta Política dará lugar a las responsabilidades administrativas, disciplinarias, contractuales y legales a que haya lugar, sin perjuicio de las acciones que puedan adelantar los titulares de la información o las autoridades competentes.
7. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, principios y procedimientos para garantizar la adecuada protección, tratamiento y administración de los datos personales recolectados por LA COMPAÑÍA, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan la materia.
Así mismo, asegurar el respeto de los derechos de los titulares de la información y definir las responsabilidades de la organización frente al tratamiento de datos personales.
8. POLÍTICAS
El tratamiento de datos personales por parte de LA COMPAÑÍA se realizará en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, garantizando en todo momento los derechos de los titulares de la información.
En desarrollo de lo anterior, LA COMPAÑÍA adopta las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales:
- El tratamiento de datos personales se realizará únicamente para las finalidades autorizadas por el titular y/o previstas en la ley, las cuales se encuentran descritas en el numeral 10.9 de la presente política.
- LA COMPAÑÍA solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.
- Los datos personales serán tratados de manera veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, evitando el manejo de información parcial, incompleta o que induzca a error.
- LA COMPAÑÍA garantizará la confidencialidad y reserva de la información, incluso después de finalizada la relación con el titular, salvo en los casos en que la ley permita su divulgación.
- El acceso a los datos personales estará restringido únicamente a las personas autorizadas por el titular o por la ley.
- LA COMPAÑÍA implementará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Se garantizará el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada, conforme a los procedimientos establecidos en la presente política.
- El tratamiento de datos personales se realizará respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
- El incumplimiento de estas políticas dará lugar a las responsabilidades administrativas, disciplinarias, contractuales y legales a que haya lugar.
8.1. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA COMPAÑÍA informará al Titular: Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente, LA COMPAÑÍA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, LA COMPAÑÍA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, COMPAÑÍAs vinculadas y aliados comerciales.
8.2. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA COMPAÑÍA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA COMPAÑÍA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
8.3. Videovigilancia
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, por motivos de seguridad de las personas, bienes e instalaciones, las sedes de LA COMPAÑÍA cuentan con sistemas de videovigilancia mediante circuito cerrado de televisión (CCTV), los cuales operan de manera continua.
LA COMPAÑÍA informará a los titulares sobre la existencia de estos sistemas mediante avisos visibles ubicados en las zonas vigiladas, en los cuales se indicará la finalidad del tratamiento de las imágenes, la identificación del responsable y los canales para el ejercicio de sus derechos.
Las imágenes captadas serán tratadas conforme a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y utilizadas exclusivamente para fines de seguridad, control y monitoreo, en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.
8.4. Datos biométricos
En cumplimiento con la política de tratamiento de datos, los datos biométricos recopilados, como huellas dactilares o características faciales, serán utilizados exclusivamente con el propósito de garantizar un eficiente control y registro de ingresos y salidas en nuestras instalaciones. Estos datos se procesarán de manera segura y confidencial, contribuyendo así a fortalecer la seguridad y gestión de accesos a las instalaciones de LA COMPAÑÍA. En ningún caso se utilizarán estos datos biométricos para fines distintos a los establecidos en esta política, garantizando el respeto a la privacidad y derechos de los usuarios.
9. RESPONSABILIDADES
LA COMPAÑÍA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA COMPAÑÍA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
LA COMPAÑÍA atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política
El área de Dirección General tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA COMPAÑÍA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El área de Administrativa también ha sido designada por LA COMPAÑÍA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Carrera 22 No. 82 – 33, Oficina 102 de Bogotá, y puede ser contactada a través del correo electrónico: contacto@mclsas.com.
10. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la COMPAÑÍA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la COMPAÑÍA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Ser informado por LA COMPAÑÍA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA COMPAÑÍA.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA COMPAÑÍA.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Derechos de los niños y adolescentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
- Responder y respetar el interés superior de los menores
- Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
- Es tarea del Estado y las COMPAÑÍAS DE ORDEN PRIVADAS de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
10.1. Autorización
LA COMPAÑÍA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA COMPAÑÍA, tales como:
- Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA COMPAÑÍA.
- De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
- Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA COMPAÑÍA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
10.2. Transferencia Internacional De Datos Personales
LA COMPAÑÍA podrá entregar los Datos Personales a terceros fuera del país, no vinculados a LA COMPAÑÍA cuando:
- Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA COMPAÑÍA;
- Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando LA COMPAÑÍA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
- Los alcances y finalidades del tratamiento.
- Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA COMPAÑÍA.
- Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LA COMPAÑÍA.
- El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
- La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
- Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA COMPAÑÍA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
LA COMPAÑÍA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
10.3. DEBERES DE LA COMPAÑÍA
LA COMPAÑÍA reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, LA COMPAÑÍA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, LA COMPAÑÍA tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
- Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
- Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
- Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
- Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
10.4. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
LA COMPAÑÍA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
10.5. MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN
La autorización a LA COMPAÑÍA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA COMPAÑÍA.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
10.6. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
LA COMPAÑÍA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por LA COMPAÑÍA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
10.7. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
LA COMPAÑÍA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, LA COMPAÑÍA podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
10.8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. LA COMPAÑÍA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA COMPAÑÍA deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA COMPAÑÍA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no
hubiera revocado su consentimiento.
10.9. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la normatividad vigente aplicable y en desarrollo del objeto social de LA COMPAÑÍA.
Las finalidades del tratamiento de los datos personales se definen de acuerdo con el tipo de titular, así:
- Clientes y consumidores
· Gestionar la relación comercial y contractual.
· Enviar información sobre productos, servicios, ofertas, promociones y actividades comerciales.
· Evaluar la calidad del servicio y realizar estudios de mercado y análisis estadísticos.
· Gestionar pedidos, facturación, cartera y cobranza.
· Fortalecer la relación comercial y de servicio al cliente.
· Controlar el acceso a las instalaciones y garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, incluyendo el uso de sistemas de videovigilancia.
- Empleados, exempleados y candidatos
· Gestionar procesos de selección, vinculación, permanencia y retiro.
· Administrar la relación laboral y dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social.
· Realizar pagos, afiliaciones y demás gestiones derivadas del contrato de trabajo.
· Controlar el acceso a las instalaciones y el cumplimiento de la jornada laboral, incluyendo el uso de datos biométricos cuando aplique.
· Desarrollar programas de bienestar, formación, evaluación y gestión del talento humano.
- Proveedores y contratistas
· Gestionar procesos de selección, contratación, evaluación y pago.
· Verificar el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
· Registrar la información en los sistemas administrativos, contables y financieros de LA COMPAÑÍA.
· Controlar el acceso a las instalaciones y garantizar la seguridad.
- Accionistas
· Gestionar el ejercicio de los derechos societarios.
· Realizar pagos de dividendos y demás obligaciones legales.
· Mantener comunicación corporativa y administrativa.
- Finalidades generales aplicables a todos los titulares
· Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
· Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
· Dar cumplimiento a requerimientos judiciales o administrativos.
· Registrar la información en los sistemas y bases de datos de LA COMPAÑÍA.
· Transferir o transmitir información a terceros, aliados comerciales o compañías vinculadas, dentro o fuera del país, cuando sea necesario para el desarrollo de las operaciones y conforme a la ley.
· Ejecutar actividades necesarias para el desarrollo del objeto social de LA COMPAÑÍA.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará conforme a lo establecido en la presente política, garantizando en todo momento el respeto de sus derechos fundamentales y el interés superior del menor.
10.10. Datos sensibles
Para el caso de datos personales sensibles, LA COMPAÑÍA podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
- El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio
- o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
10.11. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de LA COMPAÑÍA y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
- Los derechos del titular
- Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
- El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles
10.12. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA COMPAÑÍA pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
10.13. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
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OFICINA PRINCIPAL DE MARRUECOS COLOMBIA LEATHER S.A.S |
BOGOTÁ D.C. LOCALIDAD BARRIOS UNIDOS, BARRIO POLO CLUB, CARRERA 22 NO. 82 – 33, OFICINA 102. |
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CORREO ELECTRONICO |
contacto@mclsas.com |
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PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA |
Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de MARRUECOS COLOMBIA LEATHER S.A.S responsable del Tratamiento. |
10.14. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:
- Procedimiento para la realización de peticiones y consultas
· El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
· El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
· La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
· Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA COMPAÑÍA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
· Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA COMPAÑÍA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Procedimiento para la realización de quejas y reclamos
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por LA COMPAÑÍA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA COMPAÑÍA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
· El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
· La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA COMPAÑÍA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
· El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
· Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
· La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
· Si la solicitud se presenta incompleta, LA COMPAÑÍA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
· En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de MARRUECOS COLOMBIA LEATHER S.A.S, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
· Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
· El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Información Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante MARRUECOS COLOMBIA LEATHER S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
· Nombre e identificación del Titular
· La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
· La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
· Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.
- Información Obtenida en forma pasiva
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA COMPAÑÍA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA COMPAÑÍA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
10.15. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA COMPAÑÍA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA COMPAÑÍA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA COMPAÑÍA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑÍA y sus Encargados. LA COMPAÑÍA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
10.16. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
LA COMPAÑÍA se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional
10.17. VIGENCIA
La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario.
Fin del documento.
20260427
ANEXO – FORMATO DE AUTORIZACIÓN VER AQUÍ